推薦状例文の書き方
直属の自分より上の上司に部下の昇格を推薦する為に書くのが「推薦状」になります。あまり書くことがないかもしれませんが、中間管理職の方なら機会は増えてきます。部下の昇格がかかっていますので、いい加減な書き方をする訳にはいきません。
推薦する部下だけでなく推薦状を書いた方自身の能力も問われる事になりますので、書面の書き方に気をつけなければなりません。
推薦状の持つ意味
推薦状は昇格させたい部下の勤務態度や実績、人柄などを細かく書き役員会などで審査されます。この時推薦状にウソや偽りを書くと後々問題になりますので、正確に記入します。
昇格試験の面接時にその推薦状を元に部下本人に質問が行われる事がありますので、偽りや過剰評価などをしていると心証を害してしまいます。過剰評価するのではなく、上司から見た部下本人の良いところをアピールする方が心証は良いでしょう。
ですが、子どもの作文の様な内容では困りますので、「○○君は性格も良く」などの書き方は避け、具体的な内容ではあるが簡潔にまつめる必要があります。推薦状を書く前書いた後は部下との打ち合わせも必要ですし、過剰評価にならない真実を書いてください。
推薦状の内容や書き方
主な内容は、昇格させたい部下の勤務態度や人柄、今までの実績などを簡潔にまとめ記入します。昇格推薦状の書き方に決まりはありませんが、始まりと終わりの文にはお願いしますという気持ちを込めた文面を用いた方が好印象になります。昇格審査の行われる時期などの季語などを入れたりし、始めると良いでしょう。
例えば春の人事で昇格試験が実施されるのであれば、「昇格推薦状、来春の社内移動に際し、当部署○○課の○○君を係長に昇格させて頂きたく推薦します」などと書き始めます。中心部分の文章に推薦する理由、勤務態度、係長に相応しい事柄などの内容を書きます。締めの言葉には「何卒ご配慮頂きますよう、宜しくお願い致します」と気持ちを込め書きます。
用紙サイズは一般的にはA4判普通紙が用いられ、縦書きで書くのがマナーとされています。
推薦状の書き方例（報告書）
会社によっては報告書形式になっていて、○×方式や5段階方式で評価する書式が用意されているところもあります。このような場合でも欄外などに上司が所見を書き込めるようになっていますので、推薦したい部下の評価を個別に記入できますので文面を用意しておきます。
会社側が用意した報告書形式方法ですと、数字での評価しか伝わりません。上司が欄外などで記入する少ない文面での推薦内容が部下の評価を大きく左右する事もあります。欄外でも上司の重みのある紹介があれば評価は高くなりますので、文面を記入する時は慎重に内容を考えてください。
推薦状の書き方例（手紙による直訴方式）
推薦状の内容には、同じ部署内での昇格をお願いするのか、部下の希望で他の部署への移動を願うものなのか、他社への移動に伴うものなのかで書く内容が変わってきます。共通しているのは、どれもお願いをするという前提のもとで記入しますので、始まりと終わりの挨拶は礼儀と考えキッチリ記入する事は絶対必要になります。
推薦状を書く上で最も重要になるポイントは部下の・・・
「上司が部下を推薦する場合」
実績、勤務態度、人柄、周囲の評価など上司個人の評価だけでない旨を交えた評価を記入します。
「会社側の要求で誰かを推薦する場合」
部署内に妥当な人事が居ない場合は、推薦なしと報告してしまいますと、上司の立場がなくなってしまいます。短期間で鍛えあげれる部下が誰なのかを見極め、その人物を推薦する心構えが必要になります。「今後期待できる」などの言葉を添えると良いでしょう。
「部下の希望で部署替え推薦状」
部下がなぜ部署を変わってまで、移動したいのかの理由を記入する推薦状を書きます。部下が移動したいという要望が強い事を明確に記入する必要があります。
「当課の損失は非常に大きいものがありますが、」などの言葉を交えると部下の評価は上がります。あまりない事例ではありますが、全くないとも言い切れませんので参考程度にして頂けると幸いです。他にも他社への移動の推薦状などもありますが、これは基本的に会社同士で決められた上での移動になりますので、ある程度は決定している昇格になります。
「必ずや期待に応えてくれるでしょう」などの文面を最終の締めくくりに記入しておけば手放したくない感じが伝わります。
推薦状を書く上での注意点
推薦状は部下の昇格を願うものですので、マイナスになる様な内容は記入しないようにします。
あまり堅苦しく書く必要もありませんが、子どもの作文の様な内容でも困りますので、最低限の礼儀ある文面にします。
推薦しますという思いを込めますが、要望書の一面も兼ね備えています。優秀な実績をもっていて事実を書くのは良い事ですが、感情が入り込んでしまい褒めすぎてしまわないようにします。役員の反感を買わない程度の内容にしておくのも大切な事です。
昇格面接がある会社では推薦状の内容にそって質問され、それに答える必要もありますので、部下本人が自信をもち答えれる内容でなければいけません。
いかがだったでしょうか
書き方に決まりはありませんが、自分より上の上司に出す手紙ですので、最低限の礼儀をもって書くという事は大切です。
その推薦状で大事な部下の昇格にもかかわってきますので、慎重かつ丁寧に事実を書くことをお勧めします。
